Добрата бизнес-секретарка – печелившата формула за успех

Напоследък и в нашата страна, при разрастване на деловите отношения, все по-голямо значение придобива ролята на добрата и организирана бизнес-секретарка. Компетентните, заслужаващи доверие секретарки в много случаи са по-ценни и от златото. Не е тайна, че дори при нашите условия на живот, личната секретарка все по-често е определяна като “незаменимия” служител във фирмата. За съжаление мнозина работодатели все още недооценяват истинските възможности на този тип служители. Обикновено на секретарките се гледа като на глупави същества, които бездействат и клюкарстват, докато се появят писма за писане или формуляри за попълване. Такова отношение, обаче се оказва истинско прахосване на човешки талант. 

Какво може да върши една секретарка, за да бъде незаменима за своя шеф. На първо място секретарката би следвало да усвои принципите на неговата работа и да следи те да не бъдат нарушавани. Тя трябва да поддържа в ред работното място на шефа и а се грижи всяка сутрин на бюрото му да бъде най-важната задача от списъка “Какво трябва  да се направи”. Друго важно изискване е секретарката да умее да води текущата кореспонденция и да притежава умението за вземане на рутинни решения. Тя трябва да е запозната със стила на своя работодател, за да може да подготвя отговорите на получаваните в офиса писма, без да се налага да ги съгласува с него. Задължително е воденето на календар-график за срещите на шефа и пресяването на телефонните разговори, които обезпокояват излишно работодателя и му пречат за вземането на по-важни и неотложни въпроси, изискващи известна съсредоточеност.

Добре осведомената секретарка трябва да може да проглежда пощата и да отбелязва нещата, които трябва да привлекат вниманието на шефа, спестявайки му по този начин времето за разглеждане на кореспонденцията.

Представителната секретарка може доброволно да посредничи между своя ръководител и всички, които посещават неговия кабинет, както и да напомня на шефа за различните поводи, изискващи поздравяване на колеги, клиенти и други за рождени дни, празници и т.н.

Накрая, но не на последно място, интелигентната секретарка трябва да има познания за оказване на помощ при решаване на проблеми и вземане на решения, с които ръководителят не може да се справи сам, както и със събиране  и систематизиране на информация, необходима за съставяне на бюджета, за написване на доклад и други.

Безценната секретарка трябва да бъде резонатор на идеите на своя шеф и да е в състояние да го държи нащрек и да му помага в откриването на всякакви клопки или съществени пропуски от негова страна.

Разбира се, всичко горе написано звучи добре, но много работодатели все още са изправени пред невъзможността да си намерят подходящата за целта делова, умна и организирана бизнес-секретарка. Ето някои съвети, които ще помогнат на ръководителите да преценят възможностите на своите секретарки или да си намерят най-подходящото лице за тази позиция:

1. Намерете си възможно най-добрата секретарка (ако все още нямате такава). Не я наемайте, за да й диктувате, за да класира документите и да пише на машина. Открийте будна, умна, образована личност, която си струва времето и доверието Ви. Търсете необработения диамант. Често се случва да се спрете на талантлив и амбициозен човек, чийто единствен недостатък се оказва липсата на умение да управлява.
2. Дръжте в течение секретарката за своите цели, основни задачи и стремежи, защото по този начин ще позволите работата Ви да бъде организирана, така че да се постигне най-висока ефективност. Искайте й идеи. След като секретарката се е убедила  в искреността на интереса Ви към нея, тя ще сподели много свои схващания.
3. Не губете времето на секретарката, като я карате да чака, докато търсите документи, адреси, телефонни номера. Такива навици заедно с възлагането на безсмислени задачи са сигурно средство за отчуждаване на ценен член от екипа Ви.
4. Дайте право секретарката Ви да взима решения и да се справя с проблеми. Ако не е имала такива правомощия преди, започнете с дребни обикновени задачи, после постепенно й възлагайте по-сложни.
5. Осигурявайте на секретарката си възможно най-голяма подкрепа, признание, уважение и заплащане.

Не забравяйте факт, който мнозина пренебрегват е, че секретарката е в силна позиция.

Добрата  и отдадена на работата си секретарка може да компенсира много от недостатъците на своя работодател, докато лошата и немотивирана личност, може силно да намали неговата ефективност. Да не забравяме определението за добрата секретарка. Тя трябва да притежава следните качества:

“Да има такта на дипломат, издръжливостта на магаре, да мени цвета си като хамелеон, да бъде ентусиазирана като търговски представител, точка като Слънцето, бърза като светлината, предана като сестра, с кожа на носорог, с ум на Айнщайн, със състраданието на майка и търпението на Йов.”

Всеки, който има първокласна секретарка, ще е склонен да сподели, че горепосоченото твърдение е твърде скромно, що се отнася до дамата, ръководеща неговия офис.