Как да организираме ефективно работното си място

Когато човек планира живота си, трябва да се пази  да не стане прекалено организиран, защото по този начин се убива ефективността. И все пак съществуват някои добри насоки как да си организираме деня, мислите и работното място, така че да се оползотвори най-ефикасно нашето време и усилия.

Организирането на работното място до голяма степен е личен въпрос и зависи от вкуса и от работата. Съществуват обаче няколко основни фактора, които трябва да се имат предвид:

Местоположение. Ако сте достатъчно щастлив сам да избирате работното си място, изберете го така, че да улеснява изпълнението на задачата. Ако работата изисква концентрация, потърсете тихо, уединено място. От друга страна, ако започвате собствен бизнес, изберете оживено място, където потенциалните клиенти ще имат лесен достъп до кантората ви.

Пространство. След като сте избрали подходящо местоположение, измерете какво пространство ще ви е необходимо. Повечето от нас обикновено откриват, че имат по-малко, отколкото им е нужно. Ще ви бъде от полза да знаете с какво пространство разполагате, преди да го обзаведете с необходимите инструменти.

Лесен достъп  до инструментите и пособията, с които често си служите. Би било добре да направите списък на необходимите инструменти и да ги подредите според това, колко често ги използвате. Така ще имате указател да подреждането им с оглед на най-лесен достъп. Въздържайте се да затрупвате работното пространство с маловажни предмети. Саксията с цветя може да носи наслада, но ако тя ви пречи и ви разсейва, би трябвало да я сложите някъде другаде. Нещо повече, тя навярно заема място, където бихте могли да поставите някой по-необходим инструмент, като например табло за паметни бележки.

Удобство. Някои хора не смятат, че работното място би трябвало да бъде замислено удобно. Обикновено те прослушват лентата на усърдната работа или лентата, която твърди, че работата не е удоволствие. Факт е, че неудобството води до разсеяност, а тя само пречи на продуктивността. Защо да правим нещата по-трудни, отколкото би трябвало да бъдат. Животът и без това вече е изпълнен с прекалено много неудобства, обърканост и фрустрации.

Като правило работното помещение обикновено има подходящо място за сядане, вентилация и осветление. Ако работите дълго време седнал, изберете твърд, удобен стол, който добре подпира гърба ви. Опитайте да намерите стол, достатъчно удобен, за да не ви се налага да ставате всеки десет минути, но не чак толкова удобен, че да заспите в него. За да избегнете напрежението в очите, използвайте индиректно, еднородно осветление.

Подходящата вентилация ще ви помогне да избегнете ненужната умора, причинена от застоялия въздух в работната среда. При каква температура ще работите най-добре, е личен въпрос. Избягвайте обаче да разполагате работното си място на течение.

Много от нас вършат част или цялата си работа на бюро. Бюрото е инструмент – един от най-оскърбяващите и неправилно използваните инструменти. Ето защо, преди да разгледаме подробно приложението на този инструмент и как да го използваме най-рационално, би трябвало да обсъдим какво не е бюрото.

Бюрото определено не е:

1. Място, където да се извършва движение на хартия. Съдейки по много отрупани бюра, стигам до убеждението, че хората, занимаващи се с производството на хартия от вторични суровини, биха спечелили повече, ако нападат бюрата в административните сгради, отколкото ако събират стари вестници от местния търговски център.
2. Склад за храна, дрехи, чадъри и други несвързани с работата неща. Веднъж се озовах в една канцелария, където трябваше да споделям бюро с колония от мравки. Оказа се, че моят предшественик ми беше завещал голяма отворена торба със сладкиши в горното дясно чекмедже, но умните малки дяволи ме бяха изпреварили.
3. Място, където да натрупвате неща, които не искате да забравите. Веднъж един служител казал, че бюрата се затрупват, защото слагаме върху тях неща, които не искаме да забравим. Проблемът е, че това дава резултат. Винаги когато вдигнем поглед, виждаме всички тези неща, които не бихме искали да забравим, вниманието ни се отклонява и нишката на мисълта ни се прекъсва. Купчините нарастват с времето и ние не знаем в коя какво има. Губим огромно количество време, за да открием загубени неща и да мислим за всички онези от тях, които не бихме искали да забравим.
4. Символ на обществено положение или място, където се излагат на показ награди, трофеи и други подобни. Тази неправилно употреба на бюрата ни кара да ги правим по-големи, отколкото би трябвало да са. С повече площ ние имаме повече място и купчините някак си магически се появяват, за да запълнят наличното пространство.

След всичко казано за това, какво не трябва да е бюрото, нека да видим какво трябва да бъде то. То е инструмент, който ускорява процеса на получаването и обработването на информацията и би трябвало да се използва, като се има предвид това му предназначение.

Можете да имате бюро и да не се нуждаете от него. Някои служители са изхвърлили бюрата си и твърдят, че ефективността им се повишавала. Те са заменили стандартното канцеларско бюро и стол с кресло, плот с приспособление за закрепване на хартия, малко писалище на колелца и кардекси. Привържениците на канцелария без бюро казват, че се е подобрило прякото общуване  и се е получила атмосфера на по-голяма свобода. Те вече не се чувстват приковани към бюрото. Помислете върху възможността да работите без бюро и ако можете да се отървете от него, опитайте и вижте какво ще излезе. Все пак, ако не можем да се лишим от него, ето как трябва да го реорганизираме, за да бъде то максимално ефективно.

1. Вземете голямо кошче за отпадъци.
2. Свалете всичко от бюрото и изпразнете чекмеджетата. Изхвърлете това, което вече не ви е нужно.
3. Направете списък на нещата, останали след разчистването, и ги подредете по важност. Докато умувате върху всяко нещо, си задавайте въпроса: “Какво ще стане в най-лошия случай, ако го изхвърля?” Изхвърлете го и го задраскайте от списъка, щом отговорът не е много лош.
4. Огледайте критично всичко, което е останало, и сложете само най-важното в бюрото си. Предметите, до които не е нужно да имате пряк достъп, би трябвало да се съхраняват някъде другаде, например в кардекса или в библиотеката.
5. Направете картотека в дълбоките чекмеджета, като поставите етикети на папките и ги подредите удобно за бърз и лесен достъп. Периодично преглеждайте папките в бюрото си и дръжте само тези, които в момента са ви крайно необходими. Около деветдесет процента от папките, заведени преди повече от една година, никога не се използват.
6. За да разделите информацията на входяща и изходяща, вземете два големи коша за съхранение на папки – единият за работата,която ви предстои да вършите, а другия – за вече свършената и готова за препращане по-нататък работа. За предстоящи задачи, които не са толкова спешни или могат да бъдат свършени по-късно, използвайте чекмеджетата, стига да ги преглеждате редовно.

Ако сте се потрудили да реорганизирате бюрото си, вие сте направили огромна крачка към превръщането му в по-ефективен инструмент. Някои смята, че е от полза да реорганизират бюрото си всеки шест месеца следните принципи ще ви помогнат да работите по-ефективно на бюрото си, като разчистите бъркотията.

1. Дръжте само един материал на бюрото си – той би трябвало да бъде най-важен за вас в момента.
2. Не слагайте нещата на бюрото си, преди да сте се подготвили за тях. Съхранявайте ги в кардекси или чекмеджета – да не са пред очите ви.
3. Не позволявайте други задачи да отклоняват вниманието ви само защото са по-лесни или по-привлекателни. Би трябвало да работите по-важната задача, докато я завършите.
4. Когато завършите някакъв материал, сложете го в коша за изходящи документи и го изпратете по-нататък. След това поверете какво следва по важност и се захванете с него.
5. Ако имате секретарка, тя може да ви помогне, като поддържа бюрото ви чисто и след дали най-важната задача ви чака върху него в началото на деня.

Тези принципи, са просто насоки и може би не са подходящи за вас. Работата няма да се свърши само защото сте издигнали в култ подреденото бюро, а за някои това се превръща в още един фактор, който им пречи да работят ефективно. Изберете стил, подходящ за вас и за работата ви, но бъдете честен към себе си. Малцина работят най-добре, ако бюрото им е затрупано и е в безпорядък.