Как да подготвим за печат MS Word-файлове

Няколко съвета относно подготовката на файлове в MS Word формат. Най-често срещаните случаи са два:

Обикновено книгата е написана в Word, след което авторът предава файла или файловете за издаване в издателство или за предпечатна подготовка в бюро за предпечат. В този случай книгата се странира в издателска програма като InDesign или QuarkXpress, като вашият текст се “излива” или се поставя в тази програма.

Това означава, че видът, в който сте подготвили книгата си с Word, ще се промени, т.е. вашият файл ще се ползва само като модел по отношение на оформлението. Така че няма смисъл да се опитвате предварително да оформяте страниците, да се стараете главите да започват от нова страница и т.н.

Това не важи за ошрифтяването – то по принцип се запазва, така че може да оформите вашия текст така както желаете – с различни шрифтове, с получер (болд) или курсивен (италик) вариант на шрифта, индекс – горен и долен.

Моля, спазвайте следните изисквания:

• Никога не пренасяйте текст на ръка – т.е., чрез въвеждане на тире. Когато впоследствие текстът се странира, това тире със сигурност ще се появи там, където не му е мястото. Всички са виждали този тип грешка, дори и във водещи ежедневници. Ако непременно желаете думата да се пренесе на определено място, може да използвате т.нар. “меко” тире – комбинацията Ctrl и -. Това тире ще се появи само ако има нужда от него.
• Не поставяйте табулации за отстъп в началото на параграфите. Ако желаете, можете да направите отстъпи чрез Indentation в менюто Format Paragraph на Word, или да го предоставите на нас – ние ще го направим при странирането на книгата.
• Следете целият основен текст да е с един стил. Ако текстът се състои от няколко файла, този стил трябва да е един и същ във всички файлове. Това се отнася и за стиловете на заглавия и подзаглавия.
• Не правете разредка чрез поставяне на интервали между буквите. Разредка може да направите от менюто Format/Font/Character spacing, като в Spacing зададете Expanded и в By напишете желаната от вас стойност. Можете да видите как ще изглежда текстът след това от Preview в същото меню.
• Не се опитвайте да подреждате текст в табличен вид чрез въвеждане на интервали. Поставете между отделните стойности по една табулация. Макар да не ви изглежда добре, впоследствие на табулациите се определя точно място и стойностите се подреждат. Ако желаете, можете и да си направите таблица в Word – таблиците обикновено се импортират коректно в издателските програми.